Wat zijn KPI’s?

De term KPI heb je vast wel eens horen vallen, dit kan zowel op school als op het werk zijn. Een key performance indicator heeft te maken met doelen? Weet jij wat jouw doelen op het werk zijn? Wat zijn jouw persoonlijke KPI’s? Welke KPI’s heeft jouw werkgever? Hoe wordt succes op jouw werk gemeten? Dat kan middels het behalen van de vooraf opgestelde KPI’s.

Het is belangrijk om te weten wat key performance indicators zijn voor jouw carrière! Maar wat is een KPI eigenlijk? Lees deze blog en stel daarna jouw eigen KPI’s op!

KPI betekenis

Wat zijn KPI’s? Dat is een logische vraag als je deze term wel eens hebt gehoord! De afkorting KPI staat voor voor kritieke prestatie indicatoren, ook wel kritische prestatie indicatoren. In het Engels is een kritieke prestatie indicator beter bekend als de key performance indicators. Kritieke prestatie indicatoren wil eigenlijk zeggen dat het indicatoren zijn om prestaties van bijvoorbeeld een organisatie te monitoren, te analyseren en uiteindelijk ook te verbeteren. Het werken aan kritieke prestatie indicatoren is een continu proces.

De kritieke prestatie indicatoren, de key performance indicators, moet je niet verwarren met critical success factors of de kritieke succesfactoren, de KSF’s. Kritieke succesfactoren zijn eigenlijk de ‘drivers’ die verantwoordelijk zijn voor het bereiken van succes. Deze kunnen gebruikt worden om KPI’s mee te bepalen.

Kritieke prestatie indicatoren zorgen ervoor dat de voortgang van een proces of organisatie meetbaar en concreet zijn. Door de kritieke prestatie indicatoren krijg je een duidelijker beeld van waar de succespunten liggen maar ook wat er nog verbetert kan worden aan de prestaties van je organisatie.

Goede KPI’s zijn opgesteld middels het SMART principe. Dat wil zeggen dat de key performance indicatoren:

• Specifiek zijn. Het is bij KPI’s belangrijk om details te noemen zodat je duidelijk voor ogen hebt wat je wilt gaan bereiken.
• Meetbaar zijn. Voor een goede KPI is het belangrijk om cijfers hieraan te koppelen. Dit kan gaan om omzet, een aantal transacties of de tevredenheid van klanten.
• Acceptabel zijn. Hierbij gaat het erom dat bij de KPI’s bepalen iedereen akkoord gaat. Het is belangrijk dat iedereen betrokken is bij de doelen.
• Realistisch zijn. Maak je doelen meetbaar, maar ook haalbaar! Je moet zorgen dat de doelen niet te hoog gegrepen zijn, anders is dit demotiverend als het niet lukt.
• Tijdsgebonden zijn. Zet duidelijk op papier wanneer de activiteiten starten, maar ook eindigen. Op deze manier is het eenvoudiger op op tijd te evalueren.

Zorg dus dat je doel specifiek is, zorg dat de kritieke prestatie indicatoren meetbaar zijn, zorg dat de kritieke prestatie indicator acceptabel is, zorg dat je KPI’s realistisch zijn en zorg dat je de KPI’s tijdsgebonden maakt. Op deze manier maak je de voortgang meetbaar en kun je het uiteindelijk succes van de key performance indicators meten.

Waarom zijn key performance indicators belangrijk?

De kritieke prestatie indicatoren zijn eigenlijk net zo belangrijk als een goede strategie en de doelen die je hebt voor een onderneming. Want zonder de key performance indicators weet je niet welke kant je precies op wilt met je bedrijf, weet je niet wat de voortgang is en kan het zijn dat er verkeerde beslissingen worden genomen.

De kritieke prestatie indicatoren geven je informatie over zowel het bedrijf als de klanten. Dit is een manier om strategische doelstellingen te bepalen en beslissingen te nemen. Met de KPI’s op zich kun je niet zo heel veel. De waarde van de kritieke prestatie indicatoren vind je in de inzichten die je opdoet door de performance indicator. Want door de inzichten kun je bepalen welke acties je moet doen om de verschillende KPI’s te behalen. De juiste KPI’s helpen bij het verbeteren van een strategie!

Met kritieke prestatie indicatoren kun je samen met jouw team werken om het bedrijf tot een hoger niveau te brengen! Door de juiste KPI’s op te stellen krijg je duidelijke inzichten en resultaten die je kan gebruiken om beter te scoren dan jouw concurrenten. Met de juiste key performance indicators kun je verbeteren, zowel intern als extern. Het is dus belangrijk dat je de juiste indicatoren bepaalt en je hier ook echt naar handelt.

Kortom, met behulp van KPI’s kun je als bedrijf verbeteren, doelen stellen om te bereiken en vervolgens je prestaties en successen meten. Kritieke prestatie indicatoren zorgen ervoor dat je inzicht krijgt in jouw strategische doelstellingen maar ook wat je moet doen om deze te behalen.

Hoe kun je werken met de kritieke prestatie indicatoren?

Ga je key performance indicators opstellen voor jouw bedrijf? Dan is het heel belangrijk dat je er niet teveel opstelt, dit kan er voor zorgen dat de focus van de kritieke prestatie indicatoren verloren gaat. Zorg voor een aantal kritieke prestatie indicatoren zodat je deze ook daadwerkelijk kan behalen!

Wat handig kan zijn bij de kritieke prestatie indicatoren is om deze overzichtelijk in een dashboard te visualiseren. Dit kan er voor helpen om de juiste richting op te gaan met de KPI’s en zodat je deze altijd in je achterhoofd houdt bij de werkzaamheden.

Tips voor het opstellen van de kritieke prestatie indicator

Wil je KPI’s opstellen met en voor jouw bedrijf? Het begint natuurlijk allemaal met de key performance indicator definiëren, de KPI’s opstellen en formuleren, de KPI’s bepalen en de KPI’s meten.

Het is dan belangrijk dat je als uitgangspunt jouw strategische doel neemt. Dit kan gaan over het verhogen van de gemiddelde winstmarge, het vergroten van de maandelijkse groei van klanten of om de medewerkerstevredenheid bijvoorbeeld.

Wil je hierover een KPI opstellen, dan is het belangrijk om als volgende stap na te denken over wat cruciaal is om deze doelstellingen te behalen. Wat heb je hiervoor nodig, wat zijn de juiste indicatoren?

Op basis daarvan kun je de doelstellingen SMART maken. Dus specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Als jij de key performance indicators hebt opgesteld, dan is het belangrijk om het hele bedrijf hiervan op de hoogte te stellen zodat jullie visie richting het behalen van deze KPI’s allemaal hetzelfde is.

Door de kritieke prestatie indicatoren breng je meer structuur aan jouw bedrijf, want je legt een directe verbinden tussen de strategische doelstellingen en operationele doelstellingen. Dit kan je ook helpen om je missie en visie een bepaalde richting te geven.

Voorbeelden van een key performance indicator per sector

KPI’s variëren per bedrijf, want ieder bedrijf heeft natuurlijk eigen doelstellingen. Maar ook per sector kunnen de kritieke prestatie indicatoren op een andere manier worden ingezet. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de meest voorkomende KPI’s per sector:

• Voorbeeld KPI’s voor de zorg: heropnames, bezetting van bedden, productiviteit, wachttijden. Dit zijn voorbeelden van KPI’s die gericht zijn op de verschillende gebieden van zorg.
• Financiële KPI’s; betalingsachterstand, fraudes, overschrijvingen van geld. Deze KPI’s voorbeelden zijn veel meer gericht op financiële indicatoren.
• KPI productie: uitval van machines, productiviteit, bezettingsgraad. Deze KPI voorbeelden zijn gericht op machines en de bijbehorende prestaties.
• KPI detailhandel: het conversiepercentage, het aantal retouren, de totale omzet of een kritieke prestatie indicator over de Customer Lifetime Value.
• KPI voorbeeld horeca: de verblijfsduur, de uitgaven per persoon, productiviteit.
• KPI sales voorbeelden: terugkerende klanten, nieuwe klanten, openstaande facturen.

Er zijn vele verschillende soorten KPI’s. Denk hierbij aan de strategische KPI’s, de financiële KPI’s, de efficiency KPI, de business KPI’s of de operationele KPI’s.

Gebruik KPI’s om je bedrijf te verbeteren

Kritieke prestatie indicatoren kunnen een belangrijk hulpmiddel zijn om je bedrijf beter te laten presteren. Door het gebruik van key performance indicators kan je gericht werken aan de doelstellingen, zodat je er zeker van bent dat je dit ook behaalt.

Het is belangrijk om de key performance indicators goed in kaart te brengen, dus pas SMART toe en visualiseer je KPI’s in een dashboard. Geef je bedrijf een duidelijke richting en verzamel de juiste gegevens om de key performance indicators te verbeteren. Hiermee zorg je ervoor dat het succes van je bedrijf geborgd is!